Положение о возврате денежных средств гостям

Положение о возврате денежных средств гостям
Загородный клуб Утрау

• Общие положения
  1.1. Настоящее Положение определяет порядок возврата денежных средств гостям клуба при отмене бронирования или изменении периода проживания в гостинице.
  1.2. Возврат денежных средств осуществляется на основании заявки гостя, поданной в электронной форме и направленной на корпоративную электронную почту клуба.
  1.3. Данное Положение доводится до сведения гостей посредством размещения на сайте клуба и предоставления информации в памятках при заселении.
• Электронная форма возврата
  2.1. Для оформления возврата гость заполняет специальную электронную форму на сайте клуба (QR-код с ссылкой размещается на стойке ресепшен и в каждом номере).
  2.2. В заявке указываются:
  • ФИО гостя
  • Контактные данные
  • Номер бронирования
  • Дата заезда/выезда
  • Причина возврата
  • Сумма, подлежащая возврату
  • Дата и способ внесения оплаты
  • Реквизиты для возврата
  • Согласие на обработку персональных данных и условия возврата (чек-бокс)
  2.3. После заполнения электронная заявка автоматически поступает на корпоративный e-mail (book@utrau.ru) и копия на почту гостя.
• Порядок обработки заявок и возврата средств
  3.1. Ответственный сотрудник клуба в течение 1 рабочего дня подтверждает получение заявки гостю автоматическим письмом.
  3.2. Заявка проходит внутреннюю проверку:
  • Верификация данных,
  • Сопоставление оплаты по базе,
  • Проверка соответствия внутренним политикам возврата.
  3.3. Бухгалтерия проводит возврат на указанные реквизиты в течение 7 рабочих дней с момента одобрения.
  • После проведения возврата гость получает уведомление по e-mail.
• Хранение данных и юридическая значимость
  4.1. Все электронные обращения и подтверждения сохраняются и хранятся не менее 3 лет.
  4.2. Электронное согласие гостя на возврат, подтвержденное заявкой и электронной подписью/чек-боксом, признается эквивалентом бумажной подписи (ФЗ-63 “Об электронной подписи”).
• Ответственные лица
  5.1. За своевременное рассмотрение и корректное оформление возвратов отвечает назначенный административный менеджер.
  5.2. В случае возникновения спорных ситуаций вопрос решается в индивидуальном порядке с участием генерального директора.
  Утверждено генеральным директором
  Загородный клуб Утрау
  2025 г.